Акт сверки – документ, который позволяет корректно вести расчеты с контрагентами и поддерживать порядок в бухучете своей компании. Рассказываем, как подписывать акт, если конечное сальдо не совпадает, когда и как делать корректировку в учете.
Зачем и кому нужен акт сверки?
На вопрос «кому?» можно ответить коротко – всем субъектам хозяйствования. Даже ИП, которые не обязаны вести бухучет, этот простой инструмент помогает отслеживать движение денег, товаров или услуг. Акт поможет организациям сверить расчеты и понять, есть ли долг или переплата.
Почему это важно? Для компаний и предпринимателей на УСН «Доходы» акт нужен для корректного расчета налогов. Он помогает им видеть оплату или неоплату за полученные товары или услуги. Для тех, кто работает на УСН «Доходы минус расходы», этот документ помогает контролировать не только поступления, но и затраты. Например, если аренда офиса оплачена, но акт выполненных работ не получен, в акте сверки эта сумма будет зафиксирована, как аванс. А это значит, что она не может быть отнесена в расходы.
Что делать, если акт сверки не сходится?
Информационная минутка для новичков в бухгалтерском деле. В акте сверки, который в «1С: Бухгалтерия 8» формируется автоматически, указывается конечное сальдо, которое у обеих сторон должны совпасть. Кредитовое сальдо показывает, сколько вы должны контрагенту, дебетовое – задолженность контрагента перед вами.
Почему случаются расхождения в акте сверки?
- Задвоилась или ошибочно заведена оплата или документ. Нужно удалить лишние операции.
- Одна из сторон ошибочно не учла документы в акте сверки. Например, если контрагент не разнёс банковскую выписку в программе, платежи в сверке тоже не учтены.
- Разный период разнесения. У одной из сторон в акте сверки нет документа, который отражён у второй. Так может получиться, когда платежи или операции учтены в разных периодах.
Что делать в случае расхождений?
Можно пойти двумя путями. Либо составить протокол разногласий к акту сверки, в котором указать разногласия и приложить документы, по которым возникли расхождения. Либо прописать свои разногласия сразу в акте сверки.
Что делать, если ошибка обнаружена в бухучете?
Разумеется, ее необходимо исправить.
Порядок исправления зависит от двух обстоятельств: время обнаружения ошибки и ее существенность. Что касается существенности, то каждая компания вправе определять ее самостоятельно, важно зафиксировать этот момент в учетной политике. Но, как правило, существенными признаются ошибки, которые искажают значение любой строки отчетности на 5% и более.
Порядок исправления ошибок в бухучете
|
Когда обнаружили |
Вид ошибки |
Когда исправлять |
Как исправлять |
|
До 31 декабря |
Любая |
В месяце обнаружения |
Исправить счета с ошибкой (сторнировочными или дополнительными записями) |
|
После 31 декабря, но до подписания бухгалтерской отчётности |
Любая |
В декабре |
|
|
После утверждения бухгалтерской отчётности |
Существенная |
В том же году и месяце, когда выявлена ошибка |
Через счёт 84 «Нераспределённая прибыль (непокрытый убыток)» |
|
После подписания бухгалтерской отчётности |
Несущественная |
В месяце обнаружения |
Через счёт 91 «Прочие доходы и расходы» |
Как исправить ошибки в бухучете?
Нужно использовать правильные проводки.
Исправление несущественных ошибок.
Пример. После сверки в сентябре компания обнаружила, что 10 июля неправильно отразила стоимость стройматериалов, которые купила. Вместо 1,25 миллиона указали 125 тысяч рублей.
Бухгалтер ошибочно сформировала проводку: Дт 10 Кт 60 на сумму 125 тысяч рублей— приняты материалы к чёту.
Ошибку в акте нашли до 31 декабря, поэтому, чтобы её исправить, надо сделать ещё одну проводку 30 сентября:
Дт 10 Кт 60 на сумму 1,125 миллиона рублей.
Затем необходимо провести закрытие периода по счетам в программе, где ведётся бухгалтерский учёт.
Исправление существенных ошибок
Пример. Бухгалтер в мае 2025 года обнаружил по акту, что не учла 100 тысяч рублей за аренду офиса в 2024 году. По учётной политике ошибка существенная и найдена после утверждения отчётности за 2024 год. Бухгалтеру в мае 2025 года нужно сделать проводку:
Дт 84 Кт 76 на 100 тысяч рублей — выявлен ошибочно не отражённый расход за 2024 год.
Если учтен лишний документ
Пример. Бухгалтер дважды в октябре учла одну и ту же операцию по аренде помещения на 100 тысяч рублей. В марте следующего года при подготовке к сдаче бухотчётности в акте обнаружили ошибку, поэтому надо провести корректировку в декабре. Бухгалтер 31 декабря сформирует бухгалтерскую справку-расчёт с проводками:
Дт 60 Кт 44 на 100 тысяч рублей — СТОРНО на сумму излишне начисленной арендной платы за октябрь.
После этого надо провести закрытие декабря в бухгалтерской программе, чтобы расчёты были корректными.
Как исправить ошибку в налоговом учёте
Прежде всего, нужно определить, произошло ли занижение налогов.
Если из акта сверки следует, что суммы налогов были занижены, следуют надо подать уточнённую декларацию за этот период и доплатить налог и пени.
Если сумма уплаченных налогов была завышена, можно исправить ошибку двумя способами. Либо провести корректировку налоговой базы в текущем периоде, в этом случае отправлять уточнённую декларацию необязательно. Либо изменить данные в прошлом периоде и подать корректировочный отчет. Выбор – за предпринимателем.
Однако бывают случаи, когда необходимо формировать уточнённую декларацию, даже если нет занижения налога. Например, чтобы вернуть переплату за прошлый год, которая возникла из-за ошибки в расчёте. Так могло произойти, когда задвоилась оплата и доходов учли больше, чем получили на самом деле.
Или если предприниматель на УСН «Доходы минус расходы», и в прошлом году не учел часть затрат. Переплаты по налогу не возникло, потому что был убыток, и компания или ИП заплатили минимальный налог — 1% с дохода. По правилам Налогового кодекса по акту исправить ошибку в этом году не получится, так как переплаты в прошлом году не было. Поэтому нужно корректировать данные предыдущего периода и сдавать уточнённую декларацию.
