Внедрение и использование системы электронного документооборота (ЭДО) – это всегда процесс с двухсторонним движением, своеобразное «взаимоопыление». Даже самое эффективное программное решение будет бесполезно, если ваши партнеры не используют электронный обмен документами. Поэтому сегодня расскажем, как подключить к ЭДО контрагентов. Алгоритм аналогичен при использовании локальных программ и при подключении через облачные сервисы.
На рынке существует не менее пяти крупных компаний-разработчиков программных продуктов для ЭДО. Мы используем программное решение фирмы «1С». Но если ваши контрагенты работают с системами других операторов, ничего катастрофичного нет – необходимо просто подключить межоператорский роуминг.
Способы подключения контрагентов к 1С:ЭДО в облаке
В зависимости от имеющейся информации о контрагенте и содержания его учетной записи подключение может осуществляться одним из следующих способов:
- Отправка приглашения при создании электронного документа.
- Отправка приглашения с указанием идентификатора участника ЭДО.
- Отправка приглашения с указанием электронной почты контрагента.
- Отправка приглашения с указанием оператора ЭДО контрагента.
Каждый вариант имеет свои особенности.
Добавление контрагентов при отправке электронных документов
После создания комплекта документов и их проведения в учетной базе нужно выбрать необходимые для отправки компании-партнеру через систему ЭДО. Для этого отметьте нужные документы, нажмите кнопку ЭДО и выберите опцию Отправить электронный документ. Сервис проверит наличие настройки ЭДО для работы с контрагентом и, если данные не будут найдены, предложит создать и отправить приглашение для обмена коммерческой информацией. Для этого:
- В открытом окне Настройки отправки напротив каждой записи отмечается состояние настройки обмена. Нажав на ссылку, вы откроете Мастер настройки обмена, куда можно ввести идентификатор или данные учетной записи компании-партнера.
- Нажав кнопку Ввести идентификатор вручную, вы откроете поле для ввода или выбора идентификатора из перечня в учетной базе. Если такой выбор оказывается недоступным, значит, контрагент не подключен к электронному документообороту.
- В этом случае можно отправить приглашение на электронную почту. Для этого в Мастере настройки обмена нужно выбрать опцию Отправить приглашение. В открывшемся окне нужно ввести e-mail и составить текст, приглашающий подключиться к ЭДО. Кликом на кнопку Отправить сообщение уйдет на указанный адрес. При этом в сообщение автоматически будут загружены ссылка и инструкции по настройке электронного документооборота. Как только предприятие-партнер выполнит все необходимые действия, выбранные для отправки учетные документы будут немедленно отправлены через систему.
Альтернативный вариант – настройка обмена через справочник контрагентов. Выделив получателей мышью, выберите команду Пригласить к обмену электронными документами в меню ЭДО и следуйте дальнейшим инструкциям.
Отправка приглашения с указанием идентификатора участника ЭДО
Данный способ отправки приглашения имеет два варианта:
- Если в сервисе нет данных об учетных записях контрагента, приглашение отправляют с указанием идентификатора участника ЭДО. В окне Отправка приглашения кликните на гиперссылку Я не знаю оператора контрагента и выберите опцию Я знаю идентификатор ЭДО.
Введите в поле идентификатор участника ЭДО, предоставленный компанией-партнером. Данные вашего предприятия система определит автоматически. После заполнения всех сведений нажмите кнопку Отправить.
- Если в сервисе есть данные об учетных записях контрагента, в приглашении следует указать идентификатор участника ЭДО предприятия-партнера. Заполнив все данные, кликните кнопку Отправить.
После отправки приглашения по идентификатору участника системы можно подготовить комплект документов для отправки. После принятия приглашения компанией-адресатом все данные будут отправлены автоматически.
Отправка приглашения с указанием e-mail
Если в сервисе отсутствует учетная запись контрагента, приглашение можно отправить на его e-mail. Для этого:
- В окне Отправка приглашения кликните гиперссылку Я не знаю оператора контрагента и выберите опцию Я знаю только e-mail.
- В соответствующее поле введите актуальный e-mail.
- Если получатель не имеет регистрации в ЭДО, на электронную почту будет отправлена информация о порядке подключения и принятии приглашения.
Важно: перед отправкой приглашения вы можете изменить учетную запись своей компании, а затем кликнуть на кнопку Отправить. Операторы ЭДО получат запрос на поиск соответствующего абонента среди клиентов по указанным реквизитам. Как только он будет найден, то сразу сможет принять приглашение в собственной клиентской программе.
Отправка приглашения с указанием оператора контрагента
Если в сервисе нет данных по учетным записям контрагента, можно отправить ему приглашение с указанием оператора ЭДО получателя:
- В окне Отправка приглашения из списка нужно выбрать оператора системы электронного документооборота, который использует компания-партнер. При этом учетная запись вашего предприятия определится в автоматическом режиме.
- Заполните все запрошенные данные и нажмите Отправить.
- Оператор получит запрос на поиск абонента по реквизитам.
Как только клиент будет найден, он получит возможность принять приглашение в своей программе.
Остались вопросы? Задайте их нашим консультантам по телефону или через форму быстрой связи на сайте. Мы готовы принять и в минимальные сроки ответить на ваше обращение.
