Если вы считаете, что проблема кассовых разрывов возникает только у неопытных бухгалтеров, то спешим вас разочаровать. К сожалению, от ошибок в расчете финансовой устойчивости компании не застрахован даже специалист с большим опытом работы. Поэтому сегодня расскажем, как не допустить ситуации, когда компания не может рассчитать по своим обязательствам.
Образовательная минутка. Не нужно путать кассовый разрыв с банкротством. В первом случае деньги у компании есть, но они заморожены: например, счета не оплачены клиентами, оплаченный товар где-то застрял, а зарплату платить уже завтра и налоги с нее перечислять тоже.
Почему возникают кассовые разрывы?
Есть несколько причин.
- Неправильно выбранная модель бизнеса. Изначально предпринимателю казалось, что продажа, например сантехники будет выгодным бизнесом. Однако реальность внесла свои коррективы. Товар лежит в магазине и на складе, таким же мертвым грузом лежат и вложенные в него деньги. А выплачивать зарплату и платить налоги нужно вне зависимости от полученных доходов.
- Неверно спланированные траты. Простой пример: у предпринимателя появился некоторый запас денег на счету. Он решает пустить их на рекламу. Но один из клиентов, на деньги которого рассчитывал наш предприниматель, не смог оплатить счет вовремя и попросил об отсрочке. А нашему предпринимателю уже завтра нужно перечислить деньги за аренду и интернет. Таким образом, оплатить счета нечем и приходится вносить собственные средства на счет компании.
- Не определены приоритеты платежей. Все платежи делятся на обязательные и необязательные. К первым относятся зарплата, налоги, страховые взносы, аренда, услуги связи, т.е., что обеспечивает работу компании. Ко вторым – обучение сотрудников, корпоративы, представительские расходы. Чтобы избежать кассовых разрывов, необходимо выполнить сначала обязательные платежи.
- Отсутствие контроля в расчетах с поставщиками. При отслеживании расчетов с поставщиками необходимо ориентироваться на условия заключенных договоров. Оплата может быть срочной или отложенной. Также в договоре могут быть прописаны штрафы или пени за просрочку оплаты. Для учета и контроля этих нюансов можно использовать платежный календарь, который есть в «1С:Бухгалтерии». Открыть его можно в разделе «Руководителю», подразделе «Планирование» по ссылке «Платежный календарь».
- «Зашивание» прибыли в дебиторку Так случается, если компания работает по постоплате, т.е. предоставляете заказчикам отсрочку платежа. Когда услуга оказана или товар отправлен, вы фиксируете выручку в бухгалтерской базе. Но реальных денег у вас нет, потому что клиент заплатит спустя какое-то время. Вот в этот период и может случиться кассовый разрыв.
- Затягивание работ по проекту Поясним на примере. Вы получили заказ на выполнение определенных работ. Были установлены сроки – 2 месяца. Но из-за допущенных при реализации ошибок сроки пришлось увеличить. Полученную предоплату уже «проели», а пост-оплату еще не получили из-за срыва сроков. Эта ситуация также грозит кассовыми разрывами.
- Сезонный характер бизнеса Открывая пункт проката велосипедов, необходимо рассчитать доходы так, чтобы их хватило не только для покрытия всех расходов в летние месяцы. А также на оплату аренды и налогов в зимнее время, когда поступлений не будет или они существенно снизятся.
Этот инструмент позволит предупредить кассовые разрывы, благодаря: - оперативному отслеживанию поступления, расхода и остатков денег в кассе и на расчетных счетах; - анализу кредиторских и дебиторских задолженностей; - планирования использования имеющихся денежных средств; - контроля расходов.
Как рассчитать кассовый разрыв?
Для расчета существует простая формула:
ДС + П — Р = ОДС, где:
- ДС — остаток на счетах на начало периода;
- П — поступления в течение периода;
- Р — обязательные расходы;
- ОДС — остаток денег на счетах на конец периода.
Такой расчёт имеет смысл делать в начале периода — квартала, недели или месяца. В ходе таких работ проверяется остаток денег на счетах, вносятся плановые поступления и расходы, после чего можно оценить остаток в конце периода. Если он отрицательный— это будущий кассовый разрыв.
Как не допустить кассовый разрыв?
- Используйте платежный календарь.
- Сформируйте и корректируйте финансовую модель
Финансовая модель — это схема движения денег внутри организации. Она показывает, как расходы могут превратиться в доходы. - Создайте «подушку безопасности»
«Подушка безопасности» состоит из суммы, которую тратит компания на обязательные расходы в течение 3−6 месяцев. В сложный период эти деньги помогут выстоять и удержать организацию «на плаву». Из этих денег можно будет брать средства на закрытие кассовых разрывов в случае необходимости. Но с обязательным возвратом изъятых средств.
Если платежный календарь не включен в программу для ведения бухучета, можно вести его в Excel, внося следующие данные: - остаток денежных средств на начало периода;
- оборот за период;
- поступления за период;
- выплаты за период;
- остаток денежных средств на конец периода.
Финансовая модель содержит следующие показатели:
Постоянные расходы: арендная плата, затраты на рекламу, интернет, телефонную связь. Сумма постоянных расходов будет примерно одинаковой, независимо от количества произведенной продукции или объема оказанных услуг.
Переменные расходы: зависят от объёма выпущенной продукции или оказанных услуг. Чем больше производит, тем выше затраты.
Налоги. Если компания или ИП на УСН, ежемесячно нужно отнимать от выручки 6% или от прибыли 15%.
Таким образом, если представить финансовую модель в форме таблицы, то в ней будут следующие показатели:
- выручка;
- переменные расходы;
- постоянные расходы;
- прибыль до налогов;
- УСН (6% или 15%).
Сложнее всего определить показатели по выручке на несколько месяцев вперед. Чаще всего ее прогнозируют на основе среднего чека и количества клиентов. Обязательно учитывать некоторые нюансы, которые оказывают влияние на выручку, в частности сезонность спроса, изменения цен на рекламу в зависимости от сезона и т.д.
Однако составить финансовую модель только полдела. Необходимо ею управлять и при необходимости корректировать. Есть вероятность, что в конце месяца баланс будет отрицательным? Можно попробовать привлечь новых клиентов, внеся изменения на сайт, которые позволят увеличить конверсию. Нужно уменьшить постоянные расходы? Возможно, есть смысл пересмотреть тарифы на связь и выбрать что-то подешевле или снять более дешевый офис.
Чтобы создать такую подушку, рассчитайте постоянные расходы на один месяц. Сюда входит:
- зарплата сотрудникам и страховые взносы;
- обслуживание оборудования;
- аренда;
- выплаты по кредитам;
- налоги; реклама;
- связь, охрана, клининг.
Денег должно быть достаточно на оплату постоянных расходов в течение 3-4 месяцев.
Как покрыть разрыв?
- Договориться об отсрочке с контрагентом. Попросите клиента о предоплате, а поставщика – о рассрочке платежей. Можно предложить скидку клиентам, если они перечислят деньги за товар или услугу по предоплате. Однако необходимо помнить: договариваться можно только с внешними контрагентами. Задержка с перечислением зарплаты и налоговых платежей недопустима.
- Взять займ у физлица или получить кредит. В качестве заемщика может выступить учредитель компании.
- Использовать овердрафт. Это кредит, выданный банком компании на короткий срок. В случае предоставления этой услуги с банковского счета компании можно списывать больше денег, чем на нем есть в момент платежа. Но уходить «в минус» можно только на определенный лимит, установленный банком. Кредит выдается под определенные проценты. Когда деньги на счету компании появляются, банк автоматически списывает с него потраченную сумму и начисленные проценты.
- Воспользоваться факторингом.
Факторингом можно воспользоваться, если ждете оплаты от покупателей и вследствие этого образовался кассовый разрыв. Финансовый агент переведет вам до 90% от суммы отсроченного платежа. Когда поставка будет оплачена, агент получит деньги и переведёт вам остаток платежа, «отминусовав» комиссию за свои услуги.
Чего не нужно делать при возникновении кассовый разрывов?
- Принимать эмоциональные решения и совершать необдуманные действия. Например, брать займы под высокие проценты у микрофинансовых организаций.
- Повышать цены. С высокой долей вероятности это отпугнёт покупателей и приведет к снижению выручки.
- Предлагать свои товары или услуги с большим дисконтом. При резком снижении стоимости может оказаться, что и клиентскую базу не увеличили (за дешевыми товарами или услугами часто приходят любителя «халявы»), и деньги потеряли на скидках.
- Продавать имущество компании. Вероятно, продавать имущество вы будете, что называется, по бросовым ценам. Если ситуация нормализуется, покупать придется за полную стоимость. А если компания «не выплывет», потери от такого решения также будут финансово болезненны.
