Все о кассовом разрыве: ОТ откуда появляется ДО как предотвратить

Если вы считаете, что проблема кассовых разрывов возникает только у неопытных бухгалтеров, то спешим вас разочаровать. К сожалению, от ошибок в расчете финансовой устойчивости компании не застрахован даже специалист с большим опытом работы. Поэтому сегодня расскажем, как не допустить ситуации, когда компания не может рассчитать по своим обязательствам.

Образовательная минутка. Не нужно путать кассовый разрыв с банкротством. В первом случае деньги у компании есть, но они заморожены: например, счета не оплачены клиентами, оплаченный товар где-то застрял, а зарплату платить уже завтра и налоги с нее перечислять тоже.

Почему возникают кассовые разрывы?

Есть несколько причин.

1. Неправильно выбранная модель бизнеса.
Изначально предпринимателю казалось, что продажа, например сантехники будет выгодным бизнесом. Однако реальность внесла свои коррективы. Товар лежит в магазине и на складе, таким же мертвым грузом лежат и вложенные в него деньги. А выплачивать зарплату и платить налоги нужно вне зависимости от полученных доходов.


2. Неверно спланированные траты.
Простой пример: у предпринимателя появился некоторый запас денег на счету. Он решает пустить их на рекламу. Но один из клиентов, на деньги которого рассчитывал наш предприниматель, не смог оплатить счет вовремя и попросил об отсрочке. А нашему предпринимателю уже завтра нужно перечислить деньги за аренду и интернет. Таким образом, оплатить счета нечем и приходится вносить собственные средства на счет компании.


3. Не определены приоритеты платежей.
Все платежи делятся на обязательные и необязательные. К первым относятся зарплата, налоги, страховые взносы, аренда, услуги связи, т.е., что обеспечивает работу компании. Ко вторым – обучение сотрудников, корпоративы, представительские расходы. Чтобы избежать кассовых разрывов, необходимо выполнить сначала обязательные платежи.


4. Отсутствие контроля в расчетах с поставщиками.
При отслеживании расчетов с поставщиками необходимо ориентироваться на условия заключенных договоров. Оплата может быть срочной или отложенной. Также в договоре могут быть прописаны штрафы или пени за просрочку оплаты. Для учета и контроля этих нюансов можно использовать платежный календарь, который есть в «1С:Бухгалтерии». Открыть его можно в разделе «Руководителю», подразделе «Планирование» по ссылке «Платежный календарь».
Этот инструмент позволит предупредить кассовые разрывы, благодаря: - оперативному отслеживанию поступления, расхода и остатков денег в кассе и на расчетных счетах; - анализу кредиторских и дебиторских задолженностей; - планирования использования имеющихся денежных средств; - контроля расходов.
5. «Зашивание» прибыли в дебиторку
Так случается, если компания работает по постоплате, т.е. предоставляете заказчикам отсрочку платежа. Когда услуга оказана или товар отправлен, вы фиксируете выручку в бухгалтерской базе. Но реальных денег у вас нет, потому что клиент заплатит спустя какое-то время. Вот в этот период и может случиться кассовый разрыв.


6. Затягивание работ по проекту
Поясним на примере. Вы получили заказ на выполнение определенных работ. Были установлены сроки – 2 месяца. Но из-за допущенных при реализации ошибок сроки пришлось увеличить. Полученную предоплату уже «проели», а пост-оплату еще не получили из-за срыва сроков. Эта ситуация также грозит кассовыми разрывами.


7. Сезонный характер бизнеса
Открывая пункт проката велосипедов, необходимо рассчитать доходы так, чтобы их хватило не только для покрытия всех расходов в летние месяцы. А также на оплату аренды и налогов в зимнее время, когда поступлений не будет или они существенно снизятся.

Как рассчитать кассовый разрыв?

Для расчета существует простая формула:

ДС + П — Р = ОДС, где:

• ДС — остаток на счетах на начало периода;
• П — поступления в течение периода;
• Р — обязательные расходы;
• ОДС — остаток денег на счетах на конец периода.

Такой расчёт имеет смысл делать в начале периода — квартала, недели или месяца. В ходе таких работ проверяется остаток денег на счетах, вносятся плановые поступления и расходы, после чего можно оценить остаток в конце периода. Если он отрицательный— это будущий кассовый разрыв.

Как не допустить кассовый разрыв?

1. Используйте платежный календарь.

Если платежный календарь не включен в программу для ведения бухучета, можно вести его в Excel, внося следующие данные: - остаток денежных средств на начало периода;
- оборот за период;
- поступления за период;
- выплаты за период;
- остаток денежных средств на конец периода.


2. Сформируйте и корректируйте финансовую модель
   
Финансовая модель — это схема движения денег внутри организации. Она показывает, как расходы могут превратиться в доходы.
Финансовая модель содержит следующие показатели:
Постоянные расходы: арендная плата, затраты на рекламу, интернет, телефонную связь. Сумма постоянных расходов будет примерно одинаковой, независимо от количества произведенной продукции или объема оказанных услуг.
Переменные расходы: зависят от объёма выпущенной продукции или оказанных услуг. Чем больше производит, тем выше затраты.
Налоги. Если компания или ИП на УСН, ежемесячно нужно отнимать от выручки 6% или от прибыли 15%.
Таким образом, если представить финансовую модель в форме таблицы, то в ней будут следующие показатели:
- выручка;
- переменные расходы;
- постоянные расходы;
- прибыль до налогов;
 - УСН (6% или 15%).
Сложнее всего определить показатели по выручке на несколько месяцев вперед. Чаще всего ее прогнозируют на основе среднего чека и количества клиентов. Обязательно учитывать некоторые нюансы, которые оказывают влияние на выручку, в частности сезонность спроса, изменения цен на рекламу в зависимости от сезона и т.д.
 
Однако составить финансовую модель только полдела. Необходимо ею управлять и при необходимости корректировать. Есть вероятность, что в конце месяца баланс будет отрицательным? Можно попробовать привлечь новых клиентов, внеся изменения на сайт, которые позволят увеличить конверсию. Нужно уменьшить постоянные расходы? Возможно, есть смысл пересмотреть тарифы на связь и выбрать что-то подешевле или снять более дешевый офис.
 

3. Создайте «подушку безопасности»
   
«Подушка безопасности» состоит из суммы, которую тратит компания на обязательные расходы в течение 3−6 месяцев. В сложный период эти деньги помогут выстоять и удержать организацию «на плаву». Из этих денег можно будет брать средства на закрытие кассовых разрывов в случае необходимости. Но с обязательным возвратом изъятых средств.

Чтобы создать такую подушку, рассчитайте постоянные расходы на один месяц. Сюда входит:
- зарплата сотрудникам и страховые взносы;
- обслуживание оборудования;
- аренда;
- выплаты по кредитам;
- налоги; реклама;
- связь, охрана, клининг.
Денег должно быть достаточно на оплату постоянных расходов в течение 3-4 месяцев.

Как покрыть разрыв?

1. Договориться об отсрочке с контрагентом.
Попросите клиента о предоплате, а поставщика – о рассрочке платежей. Можно предложить скидку клиентам, если они перечислят деньги за товар или услугу по предоплате. Однако необходимо помнить: договариваться можно только с внешними контрагентами. Задержка с перечислением зарплаты и налоговых платежей недопустима.


2. Взять займ у физлица или получить кредит.
В качестве заемщика может выступить учредитель компании.


3. Использовать овердрафт.
Это кредит, выданный банком компании на короткий срок. В случае предоставления этой услуги с банковского счета компании можно списывать больше денег, чем на нем есть в момент платежа. Но уходить «в минус» можно только на определенный лимит, установленный банком. Кредит выдается под определенные проценты. Когда деньги на счету компании появляются, банк автоматически списывает с него потраченную сумму и начисленные проценты.


4. Воспользоваться факторингом.

В этом случае необходимые средства дает финансовая компания. Участниками процесса являются три стороны, между которыми заключается договор:

поставщик, который продаёт товары или услуги;

покупатель, который расплачивается за свои заказы с поставщиком;

финансовый агент.

Факторингом можно воспользоваться, если ждете оплаты от покупателей и вследствие этого образовался кассовый разрыв. Финансовый агент переведет вам до 90% от суммы отсроченного платежа. Когда поставка будет оплачена, агент получит деньги и переведёт вам остаток платежа, «отминусовав» комиссию за свои услуги.

Чего не нужно делать при возникновении кассовый разрывов?

• Принимать эмоциональные решения и совершать необдуманные действия. Например, брать займы под высокие проценты у микрофинансовых организаций.
  
• Повышать цены. С высокой долей вероятности это отпугнёт покупателей и приведет к снижению выручки.
  
• Предлагать свои товары или услуги с большим дисконтом. При резком снижении стоимости может оказаться, что и клиентскую базу не увеличили (за дешевыми товарами или услугами часто приходят любителя «халявы»), и деньги потеряли на скидках.
  
• Продавать имущество компании. Вероятно, продавать имущество вы будете, что называется, по бросовым ценам. Если ситуация нормализуется, покупать придется за полную стоимость. А если компания «не выплывет», потери от такого решения также будут финансово болезненны.