С 1 марта 2024 года изменятся правила работы с самозанятыми. Теперь живой интерес трудовой инспекции будут вызывать выплаты специалистам на НПД (налог на профессиональный доход) свыше 20 000 рублей. Расскажем, как избежать неприятностей при работе с самозанятыми.
Согласно официальным данным ФНС, число самозанятых в России на конец 2023 года исчислялось более чем 9 млн человек. Огромная армия, услугами которой охотно пользуется бизнес. Выгоду получали обе стороны: самозанятые могли работать, просто отчисляя в бюджет 4% за доходы от физлиц и 6% за доходы от юрлиц. А компании оптимизировали затраты, поскольку не должны были платить НДФЛ и страховые взносы с перечисленных подрядчикам сумм.
Но, видимо, контролирующие органы в лице ФНС и трудовой инспекции решили, что условия взаимодействия компаний и самозанятых слишком «шоколадные». Поэтому с 1 марта выплаты самозанятым свыше 20 тыс. рублей будут рассматриваться особенно скрупулезно. Цель подобного ужесточения – выяснить, нет ли у компании с самозанятым трудовых взаимоотношений, что автоматически влечет за собой доначисление налогов и штрафы.
На что обратить внимание при работе с самозанятыми?
Договор: он не должен содержать признаки трудовых отношений
К таким признакам, согласно письмам из ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674, от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@, относятся организационная и инфраструктурная зависимость от заказчика, а также оплата работ.
Под организационной зависимостью имеется в виду любые попытки регламентировать и контролировать работу самозанятого. Другими словами, если заказчик определяет продолжительность рабочего дня, объект для работы, маршруты передвижения, отпуск, указывает даты выплаты вознаграждения, а также употребляет термины «заработная плата» и «премия» вместо «вознаграждение» и «платеж» – это абсолютно точно трудовые отношения.
Подозрительно выглядит и переход на НПД буквально перед заключением договора с текущим заказчиком. Под пристальным вниманием и ситуации, когда у самозанятого только один заказчик.
Что касается инфраструктурной зависимости, то возникнут вопросы, если человек работает на территории офиса заказчика, использует его технику и оборудование, выполняет не разовую работу, а постоянные функции на определенной должности или по конкретной профессии.
Также обречены на провал попытки открыть новую компанию, приняв в нее на работу сотрудников прежней организации, но уже в статусе самозанятых. Особенно, если фактически не поменялось ни место работы, ни оборудование, ни выполняемые функции.
Теперь несколько слов о том, что должно быть в договоре.
- Указание на то, что это договор с самозанятым.
- Допускаются две формы договора ГПХ: договор подряда или возмездного оказания услуг.
- В тексте должно быть четко указано, какие конкретно услуги будет оказывать самозанятый. Обращаем внимание: не должность или профессия, а услуги/работы!
- Необходимо прописать обязанность подрядчика самозанятого выдать чек и заблаговременно сообщать об утрате статуса плательщика НПД.
Оплата услуг самозанятого: что нужно учесть
Оплата производится любым удобным для обеих сторон способом: на карту, электронный кошелек или на расчетный счет, если самозанятый в статусе ИП.
Главное – получить от подрядчика чек из приложения «Мой налог», подтверждающий, что оплата проведена. Одна оплата – один чек, который может быть как в электронном, так и в бумажном виде. В чеке должны быть указаны ИНН самозанятого, наименование услуги, работы либо товара и сумма расчета.
Чек предоставляется сразу, как только деньги получены. Если оплата производилась на расчетный счет, допустима выдача чеков до 9 числа следующего месяца.
Деньги, выплаченные самозанятому, в бухгалтерии учитываются как расходы, что дает возможность уменьшить налоговую базу. Но только если эти расходы подтверждены чеком.
Обратите внимание на несколько моментов.
- Оплата исполнителю за выполненные работы не должна быть периодической, т.е. ежемесячно или дважды в месяц в определенные даты.
- Оплата не должна быть фиксированной: вознаграждение самозанятого напрямую зависит от объема выполненных работ.
- Сроки расчетов должны совпадать с датами выполнения работ, указанными в акте выполненных работ.
Акт выполненных работ: необязательно, но лучше сформировать
Акт выполненных работ при сотрудничестве с самозанятым не является обязательным документом. Но лучше, чтобы он был. Особенно, если подрядчику был выплачен аванс: в этом случае по дате документа бухгалтерии удобно определить дату расходов. Либо если выполнение работ происходило в несколько этапов – в акте будут отражены виды выполненных работ и период их реализации. Он же поможет заказчику отстоять свои интересы, если дело дойдет до суда в случае некачественной работы исполнителя или несоблюдения сроков.
Непосредственно акт выполненных работ с самозанятым практически не отличается от аналогичного документа при закрытии работ с ООО или ИП. Однако, чем больше конкретики, тем лучше. Поэтому эксперты рекомендуют разбивать выполненные работы или оказанные услуги на отдельные позиции, прописывать максимально четкие формулировки и указывать стоимость каждой позиции. Например, раздел «Наименование работ/услуг» в акте с самозанятым копирайтером может выглядеть следующим образом:
1. Интервью с сотрудниками заказчика с целью получения информации для подготовки статьи по теме программного обеспечения для автоматизации логистики (стоимость)
2. Подготовка драфта статьи и согласование его с руководством компании (стоимость).
3. Внесение правок в текст и размещение его на сайте компании/согласованных площадках (указать название) и т.д. (стоимость).
Удобнее оформить это в табличном виде.
Также в акте можно указать информацию о том, что «Исполнитель является самозанятым лицом и применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход». В качестве плательщика налога Исполнитель зарегистрирован в ИФНС N ___ по г. _________».
Несколько важных нюансов
Компания обязана удерживать страховые взносы и НДФЛ, если самозанятый работал в ней по трудовому договору и уволился меньше двух лет назад. В этом случае налоговая считает, что договор заключен с физлицом, за которого нужно выплатить налоги.
И самое важное: до заключения договора нужно проверить, действительно ли человек имеет статус самозанятого. Сделать это можно на сайте налоговой, нужно только знать ИНН специалиста.
