geolocation-logo

г. Москва, ул. Плеханова, д. 4а, эт. 14, помещ. XXXVI - комната 13, офис 19

г.Москва, ул. Плеханова, д. 4ф, эт. 14, помещ. XXXVI-комната 13, офис 19

Заказать звонок

Внедрение электронного документооборота: пошаговая инструкция для новых пользователей 1С:ЭДО в облаке

Время чтения: 10 минут
Рассказать друзьям:

Переход на электронный документооборот перестал быть чем-то необычным – тысячи компаний уже выбрали его для упрощения ввода, обмена данными и их хранения. Система ЭДО ускоряет и облегчает работу при интенсивном документообороте, гарантируя пользователям целый набор важных преимуществ:

  • увеличение производительности труда персонала;
  • снижение временных и финансовых затрат на распечатку и отправку документов, организацию архива, обслуживание устройств для печати;
  • оптимизация работы сотрудников, занятых формированием и обработкой документов;
  • гарантия сохранности и конфиденциальности сведений;
  • мгновенный поиск нужных данных по базе и т.д.

Кроме этого, ЭДО повышает конкурентоспособность компании на рынке, формирует ее репутацию, как надежного партнера, использующего современные инструменты для повышения эффективности взаимодействия.

Как организовать переход компании на электронный документооборот 1С:ЭДО в облаке?

Решение перейти на ЭДО для разгрузки бухгалтерии потребует от руководства и персонала определенных усилий и терпения. Процесс не удастся завершить в один день, поскольку он потребует определенной подготовки и некоторой аналитической работы. Стандартная схема перехода на 1С:ЭДО в облаке состоит из следующих этапов:

  • Подготовительные мероприятия

Для начала необходимо определить оператора ЭДО. Сегодня на рынке работает 5 крупнейших компаний, которые предоставляют системы для электронного обмена документами. Свою систему документооборота разработала и фирма «1С» - 1С:ЭДО. Возможности программы позволяют существенно облегчить бухгалтерскую жизнь. В частности, с ее помощью можно обмениваться всеми форматами финансовых документов – отправлять и получать счета- фактуры, накладные, акты выполненных работ, счета, акты сверки и т.д. Сформировать и отправить электронный документ можно из любой программы 1С – 1С:УНФ, 1С:Розница, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации, 1С:Садовод и др.

После выбора оператора ЭДО, следующий шаг – назначить сотрудников, у которых будет право подписи документов. Для них обязательно заблаговременно получить в удостоверяющем центре электронную цифровую подпись. Причем, это должна быть усиленная квалифицированная цифровая подпись (УКЭП). Другие виды электронной подписи – простая или неквалифицированная – система «не примет».

И, наконец, важно уточнить статус подключения к электронному документообороту контрагентов компании. Отправлять документы по ЭДО можно только организации, в которой он также установлен.

  • Подключение к выбранному оператору ЭДО и выбор тарифа

Несколько слов о выборе оператора. Вопрос этот не стоит решать на основании рекомендаций или случайно полученной информации – необходим строгий расчет возможностей и потребностей конкретной компании. При выборе оператора необходимо учитывать:

  • стаж работы компании на рынке,
  • уровень ее оснащения техническими и кадровыми ресурсами для оперативного решения возникающих вопросов,
  • качество взаимодействия с клиентами.
  • стоимость и возможности предлагаемых тарифов – они должны быть выгодными с учетом среднего количества исходящих документов.

В 1С:ЭДО оплата осуществляется не за один документ, а за комплект из 3 (трех) и составляет от 1,8 рублей, все входящие бесплатны.

Следующий шаг – оформление заявки на подключение к оператору и заключение с ним лицензионного соглашения.

  • Выбор и установка программы криптозащиты информации для использования ЭЦП

Мы советуем установить КриптоПро. Во-первых, сервисом можно пользоваться бесплатно в течение 90 дней, после чего нужно приобрести и установить платную лицензию. Во-вторых, КриптоПро рекомендуют надзорные органы.

На рынке есть бесплатный аналог - VIPnet CSP. Но он гораздо менее популярен.

  • Подготовка текущего документооборота к переводу в электронный формат

У каждой компании, даже если в ней работают всего несколько человек, существует документооборот. Нередко, особенно в организациях микро- и малого бизнеса он хаотичен. Переход на ЭДО – прекрасная возможность навести в нем порядок. Необходимо посмотреть и проанализировать:

  • какие документы находятся в обороте компании сейчас;
  • по каким маршрутам двигается документация;
  • порядки создания, согласования и подписания договоров;
  • правила регистрации входящих и исходящих документов;
  • порядок архивирования и уничтожения документов;
  • соответствие принятого порядка делопроизводства требованиям законов РФ.

На основании полученной информации настраиваются процессы обмена документами – типы, маршруты согласования и подписания.

  • Установка и настройка ЭДО

Основной объем технической работы на данном этапе выполняют сотрудники компании-оператора. Сразу после запуска системы осуществляется настройка доступа уполномоченных пользователей – их авторизация и аутентификация.

Следующий этап настройки – подключение контрагентов, выбор маршрутов согласования и подписания данных:

  1. Создается учетная запись в ЭДО

    Это можно сделать:

    Из общего списка справочника организаций:

    Или из карточки организации:

  2. Указывается сертификат ключа электронной подписи

    Необходимо указать пароль от контейнера закрытого ключа и личные данные пользователя, на имя которого оформлен сертификат ЭП. Если этой информации не указать, то сертификат сможет использовать любой пользователь, имеющий доступ к контейнеру с закрытым ключом.

  3. Вносится информации о компании

    После указания всех запрошенных реквизитов необходимо поставить галочку в окошке согласия с условиями использования данных и кликнуть на кнопку «Подключить».

    Важно: переход на ЭДО и использование системы в работе предприятия следует обязательно отразить в приказе об учетной политике, который регламентирует работу бухгалтерии и основные особенности ведения учета в компании.

  4. Настраивается работа с контрагентами

    Сразу после завершения операций по подключению и настройке необходимо уведомить контрагентов о переходе на ЭДО. Сделать это можно с помощью любого доступного способа связи, после чего необходимо создать и отправить приглашение из системы.

    Для подключения партнеров, которые пользуются услугами другого оператора, следует составить заявку на настройку роуминга.

    Подробно процесс подключения контрагентов к ЭДО описан в статье (в итоговом варианте на сайте будет указано название статьи и дана на нее ссылка).

  5. Проводится проверка и обучение

Не менее важны этап – тестирование созданной системы. Необходимо провести «пробный» обмен документами с клиентами и партнерами и обучить специалистов работать с новой системой.

Остались вопросы по подключению 1С:ЭДО в облаке?

Если вы не уверены в достаточности своих знаний для перехода на ЭДО, воспользуйтесь профессиональной помощью наших сотрудников. Получить консультации по всем интересующим вопросам, уточнить аспекты перехода на 1С:ЭДО в облаке, подобрать оптимальный тариф и оформить заявку можно по телефону 8 (800) 100-97-15. Для быстрой связи воспользуйтесь контактами на странице.


Возможно, вам также будет интересно

Как законно сэкономить на налогах при использовании УСН?

Как законно сэкономить на налогах при использовании УСН?

Есть несколько способов уменьшить налоговые отчисления при использовании УСН. Рассказываем о наиболее эффективных.

Время чтения

clock 10 минут

Дата публикации

calendar21 мая 2024
Читать полностью
Что нового появилось в сервисе 1С:Фреш в 2024 году?

Что нового появилось в сервисе 1С:Фреш в 2024 году?

Все развивается. Именно в этом залог выживаемости и успеха. Не является исключением и сервис 1С:Фреш. С начала года специалисты 1С расширили функциональность сервиса, что позволило сделать работу в нем более эффективной и удобной. Рассказываем о новых возможностях, которые стали доступны пользователям.

Время чтения

clock 10 минут

Дата публикации

calendar20 мая 2024
Читать полностью
Что изменится на ЕНС с новыми контрольными соотношениями?

Что изменится на ЕНС с новыми контрольными соотношениями?

С 1 мая вводятся новые контрольные соотношения для проверки деклараций. Федеральной налоговой службой утверждены проверочные формулы для декларации по УСН, расчета 6-НДФЛ и других отчетов. Какие изменения повлечет нововведение в отражении перечислений на ЕНС, чем это грозит бухгалтеру и как работать с ФНС в новых условиях? Ответы – в нашей статье.

Время чтения

clock 10 минут

Дата публикации

calendar23 апреля 2024
Читать полностью
6-НДФЛ: когда налоговая не может требовать пояснений

6-НДФЛ: когда налоговая не может требовать пояснений

Иногда приятные неожиданности все же случаются. Сегодняшняя наша новость – одна из них. Теперь при проведении камеральных проверок налоговые инспекторы не могут требовать пояснений из-за несовпадения данных в базе по НДФЛ с данными для начисления страховых взносов из РСВ.

Время чтения

clock 10 минут

Дата публикации

calendar19 апреля 2024
Читать полностью
В чем преимущества облачного сервиса 1С:Фреш?

В чем преимущества облачного сервиса 1С:Фреш?

Бухгалтеры отдают предпочтение 1С:Фреш потому, что он дает неоспоримые преимущества перед локальными версиями программных продуктов. Расскажем о наиболее значимых «плюсах» использования сервиса.

Время чтения

clock 10 минут

Дата публикации

calendar17 апреля 2024
Читать полностью
Подтверждение основного вида деятельности в 2024 году: ответы на частые вопросы

Подтверждение основного вида деятельности в 2024 году: ответы на частые вопросы

Процедуру подтверждения основного вида деятельности компаниям необходимо проходить ежегодно. В этом году изменены сроки предоставления документов – сделать это необходимо до 15 апреля. Делимся информацией, какие документы ждут от бизнеса в СФР и как их отправить.

Время чтения

clock 10 минут

Дата публикации

calendar8 апреля 2024
Читать полностью

Получи 1C:Fresh на 30 дней за 30 секунд