geolocation-logo

г. Москва, ул. Плеханова, д. 4а, эт. 14, помещ. XXXVI - комната 13, офис 19

г.Москва, ул. Плеханова, д. 4ф, эт. 14, помещ. XXXVI-комната 13, офис 19

Заказать звонок

Внедрение электронного документооборота: пошаговая инструкция для новых пользователей 1С:ЭДО в облаке

Время чтения: 10 минут
Рассказать друзьям:

Переход на электронный документооборот перестал быть чем-то необычным – тысячи компаний уже выбрали его для упрощения ввода, обмена данными и их хранения. Система ЭДО ускоряет и облегчает работу при интенсивном документообороте, гарантируя пользователям целый набор важных преимуществ:

  • увеличение производительности труда персонала;
  • снижение временных и финансовых затрат на распечатку и отправку документов, организацию архива, обслуживание устройств для печати;
  • оптимизация работы сотрудников, занятых формированием и обработкой документов;
  • гарантия сохранности и конфиденциальности сведений;
  • мгновенный поиск нужных данных по базе и т.д.

Кроме этого, ЭДО повышает конкурентоспособность компании на рынке, формирует ее репутацию, как надежного партнера, использующего современные инструменты для повышения эффективности взаимодействия.

Как организовать переход компании на электронный документооборот 1С:ЭДО в облаке?

Решение перейти на ЭДО для разгрузки бухгалтерии потребует от руководства и персонала определенных усилий и терпения. Процесс не удастся завершить в один день, поскольку он потребует определенной подготовки и некоторой аналитической работы. Стандартная схема перехода на 1С:ЭДО в облаке состоит из следующих этапов:

  • Подготовительные мероприятия

Для начала необходимо определить оператора ЭДО. Сегодня на рынке работает 5 крупнейших компаний, которые предоставляют системы для электронного обмена документами. Свою систему документооборота разработала и фирма «1С» - 1С:ЭДО. Возможности программы позволяют существенно облегчить бухгалтерскую жизнь. В частности, с ее помощью можно обмениваться всеми форматами финансовых документов – отправлять и получать счета- фактуры, накладные, акты выполненных работ, счета, акты сверки и т.д. Сформировать и отправить электронный документ можно из любой программы 1С – 1С:УНФ, 1С:Розница, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации, 1С:Садовод и др.

После выбора оператора ЭДО, следующий шаг – назначить сотрудников, у которых будет право подписи документов. Для них обязательно заблаговременно получить в удостоверяющем центре электронную цифровую подпись. Причем, это должна быть усиленная квалифицированная цифровая подпись (УКЭП). Другие виды электронной подписи – простая или неквалифицированная – система «не примет».

И, наконец, важно уточнить статус подключения к электронному документообороту контрагентов компании. Отправлять документы по ЭДО можно только организации, в которой он также установлен.

  • Подключение к выбранному оператору ЭДО и выбор тарифа

Несколько слов о выборе оператора. Вопрос этот не стоит решать на основании рекомендаций или случайно полученной информации – необходим строгий расчет возможностей и потребностей конкретной компании. При выборе оператора необходимо учитывать:

  • стаж работы компании на рынке,
  • уровень ее оснащения техническими и кадровыми ресурсами для оперативного решения возникающих вопросов,
  • качество взаимодействия с клиентами.
  • стоимость и возможности предлагаемых тарифов – они должны быть выгодными с учетом среднего количества исходящих документов.

В 1С:ЭДО оплата осуществляется не за один документ, а за комплект из 3 (трех) и составляет от 1,8 рублей, все входящие бесплатны.

Следующий шаг – оформление заявки на подключение к оператору и заключение с ним лицензионного соглашения.

  • Выбор и установка программы криптозащиты информации для использования ЭЦП

Мы советуем установить КриптоПро. Во-первых, сервисом можно пользоваться бесплатно в течение 90 дней, после чего нужно приобрести и установить платную лицензию. Во-вторых, КриптоПро рекомендуют надзорные органы.

На рынке есть бесплатный аналог - VIPnet CSP. Но он гораздо менее популярен.

  • Подготовка текущего документооборота к переводу в электронный формат

У каждой компании, даже если в ней работают всего несколько человек, существует документооборот. Нередко, особенно в организациях микро- и малого бизнеса он хаотичен. Переход на ЭДО – прекрасная возможность навести в нем порядок. Необходимо посмотреть и проанализировать:

  • какие документы находятся в обороте компании сейчас;
  • по каким маршрутам двигается документация;
  • порядки создания, согласования и подписания договоров;
  • правила регистрации входящих и исходящих документов;
  • порядок архивирования и уничтожения документов;
  • соответствие принятого порядка делопроизводства требованиям законов РФ.

На основании полученной информации настраиваются процессы обмена документами – типы, маршруты согласования и подписания.

  • Установка и настройка ЭДО

Основной объем технической работы на данном этапе выполняют сотрудники компании-оператора. Сразу после запуска системы осуществляется настройка доступа уполномоченных пользователей – их авторизация и аутентификация.

Следующий этап настройки – подключение контрагентов, выбор маршрутов согласования и подписания данных:

  1. Создается учетная запись в ЭДО

    Это можно сделать:

    Из общего списка справочника организаций:

    Или из карточки организации:

  2. Указывается сертификат ключа электронной подписи

    Необходимо указать пароль от контейнера закрытого ключа и личные данные пользователя, на имя которого оформлен сертификат ЭП. Если этой информации не указать, то сертификат сможет использовать любой пользователь, имеющий доступ к контейнеру с закрытым ключом.

  3. Вносится информации о компании

    После указания всех запрошенных реквизитов необходимо поставить галочку в окошке согласия с условиями использования данных и кликнуть на кнопку «Подключить».

    Важно: переход на ЭДО и использование системы в работе предприятия следует обязательно отразить в приказе об учетной политике, который регламентирует работу бухгалтерии и основные особенности ведения учета в компании.

  4. Настраивается работа с контрагентами

    Сразу после завершения операций по подключению и настройке необходимо уведомить контрагентов о переходе на ЭДО. Сделать это можно с помощью любого доступного способа связи, после чего необходимо создать и отправить приглашение из системы.

    Для подключения партнеров, которые пользуются услугами другого оператора, следует составить заявку на настройку роуминга.

    Подробно процесс подключения контрагентов к ЭДО описан в статье (в итоговом варианте на сайте будет указано название статьи и дана на нее ссылка).

  5. Проводится проверка и обучение

Не менее важны этап – тестирование созданной системы. Необходимо провести «пробный» обмен документами с клиентами и партнерами и обучить специалистов работать с новой системой.

Остались вопросы по подключению 1С:ЭДО в облаке?

Если вы не уверены в достаточности своих знаний для перехода на ЭДО, воспользуйтесь профессиональной помощью наших сотрудников. Получить консультации по всем интересующим вопросам, уточнить аспекты перехода на 1С:ЭДО в облаке, подобрать оптимальный тариф и оформить заявку можно по телефону 8 (800) 100-97-15. Для быстрой связи воспользуйтесь контактами на странице.


Понравилась статья? Еще больше полезного и нужного в нашем ТГ-канале. Подписывайтесь!

Возможно, вам также будет интересно

ТОП-5 идей для бизнеса

ТОП-5 идей для бизнеса

Мы расскажем вам, какие сферы бизнеса имеют все предпосылки стать успешным вложением усилий, времени и денег в 2025 году.

Время чтения

clock 10 минут

Дата публикации

calendar24 апреля 2025
Читать полностью
Нулевая отчетность ООО на ОСНО: что и когда сдавать?

Нулевая отчетность ООО на ОСНО: что и когда сдавать?

Если ваше ООО не ведет коммерческую деятельность, это не значит, что не нужно сдавать отчеты. Просто в этом случае они будут нулевыми. Рассказываем, какие отчеты нужно сдавать и в какие сроки, чтобы не нарваться на санкции.

Время чтения

clock 10 минут

Дата публикации

calendar23 апреля 2025
Читать полностью
Все о налоговых и кадровых отчетах для ФНС и СФР: ОТ кто сдает ДО санкций за не сдачу

Все о налоговых и кадровых отчетах для ФНС и СФР: ОТ кто сдает ДО санкций за не сдачу

Даже начинающий бухгалтер знает, что за невовремя сданный отчет ФНС и СФР накажут. Поэтому мы решили агрегировать информацию по самым важным отчетам, чтобы у вас под рукой всегда были данные – кому нужно сдавать отчет, в какие сроки и какие штрафы за опоздание или несдачу.

Время чтения

clock 10 минут

Дата публикации

calendar14 апреля 2025
Читать полностью
Как ИП на УСН 6% сформировать годовую декларацию

Как ИП на УСН 6% сформировать годовую декларацию

Индивидуальные предприниматели на УСН должны сдать налоговую декларацию за 2024 год до 25 апреля 2025 года. Рассказываем, как ее правильно сформировать.

Время чтения

clock 10 минут

Дата публикации

calendar27 февраля 2025
Читать полностью
Как разделить бизнес на законных основаниях?

Как разделить бизнес на законных основаниях?

Термин «дробление бизнеса» давно стал синонимом нелегального ухода от налогов. Но бывают ситуации, когда разделение бизнеса абсолютно законно. Рассказываем, как это сделать правильно, не нарушая требований законодательства.

Время чтения

clock 10 минут

Дата публикации

calendar10 февраля 2025
Читать полностью
Что делать, если утрачено право на применение УСН в 2025 году?

Что делать, если утрачено право на применение УСН в 2025 году?

С 2025 года изменились условия применения УСН. Рассказываем, как не потерять право на использование упрощенной системы налогообложения и что делать, если это все-таки случилось.

Время чтения

clock 10 минут

Дата публикации

calendar6 февраля 2025
Читать полностью

Не знаете, какое решение 1С выбрать? Мы поможем!