Переход на электронный документооборот перестал быть чем-то необычным – тысячи компаний уже выбрали его для упрощения ввода, обмена данными и их хранения. Система ЭДО ускоряет и облегчает работу при интенсивном документообороте, гарантируя пользователям целый набор важных преимуществ:
- увеличение производительности труда персонала;
- снижение временных и финансовых затрат на распечатку и отправку документов, организацию архива, обслуживание устройств для печати;
- оптимизация работы сотрудников, занятых формированием и обработкой документов;
- гарантия сохранности и конфиденциальности сведений;
- мгновенный поиск нужных данных по базе и т.д.
Кроме этого, ЭДО повышает конкурентоспособность компании на рынке, формирует ее репутацию, как надежного партнера, использующего современные инструменты для повышения эффективности взаимодействия.
Как организовать переход компании на электронный документооборот 1С:ЭДО в облаке?
Решение перейти на ЭДО для разгрузки бухгалтерии потребует от руководства и персонала определенных усилий и терпения. Процесс не удастся завершить в один день, поскольку он потребует определенной подготовки и некоторой аналитической работы. Стандартная схема перехода на 1С:ЭДО в облаке состоит из следующих этапов:
- Подготовительные мероприятия
Для начала необходимо определить оператора ЭДО. Сегодня на рынке работает 5 крупнейших компаний, которые предоставляют системы для электронного обмена документами. Свою систему документооборота разработала и фирма «1С» - 1С:ЭДО. Возможности программы позволяют существенно облегчить бухгалтерскую жизнь. В частности, с ее помощью можно обмениваться всеми форматами финансовых документов – отправлять и получать счета- фактуры, накладные, акты выполненных работ, счета, акты сверки и т.д. Сформировать и отправить электронный документ можно из любой программы 1С – 1С:УНФ, 1С:Розница, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации, 1С:Садовод и др.
После выбора оператора ЭДО, следующий шаг – назначить сотрудников, у которых будет право подписи документов. Для них обязательно заблаговременно получить в удостоверяющем центре электронную цифровую подпись. Причем, это должна быть усиленная квалифицированная цифровая подпись (УКЭП). Другие виды электронной подписи – простая или неквалифицированная – система «не примет».
И, наконец, важно уточнить статус подключения к электронному документообороту контрагентов компании. Отправлять документы по ЭДО можно только организации, в которой он также установлен.
- Подключение к выбранному оператору ЭДО и выбор тарифа
Несколько слов о выборе оператора. Вопрос этот не стоит решать на основании рекомендаций или случайно полученной информации – необходим строгий расчет возможностей и потребностей конкретной компании. При выборе оператора необходимо учитывать:
- стаж работы компании на рынке,
- уровень ее оснащения техническими и кадровыми ресурсами для оперативного решения возникающих вопросов,
- качество взаимодействия с клиентами.
- стоимость и возможности предлагаемых тарифов – они должны быть выгодными с учетом среднего количества исходящих документов.
В 1С:ЭДО оплата осуществляется не за один документ, а за комплект из 3 (трех) и составляет от 1,8 рублей, все входящие бесплатны.
Следующий шаг – оформление заявки на подключение к оператору и заключение с ним лицензионного соглашения.
- Выбор и установка программы криптозащиты информации для использования ЭЦП
Мы советуем установить КриптоПро. Во-первых, сервисом можно пользоваться бесплатно в течение 90 дней, после чего нужно приобрести и установить платную лицензию. Во-вторых, КриптоПро рекомендуют надзорные органы.
На рынке есть бесплатный аналог - VIPnet CSP. Но он гораздо менее популярен.
- Подготовка текущего документооборота к переводу в электронный формат
У каждой компании, даже если в ней работают всего несколько человек, существует документооборот. Нередко, особенно в организациях микро- и малого бизнеса он хаотичен. Переход на ЭДО – прекрасная возможность навести в нем порядок. Необходимо посмотреть и проанализировать:
- какие документы находятся в обороте компании сейчас;
- по каким маршрутам двигается документация;
- порядки создания, согласования и подписания договоров;
- правила регистрации входящих и исходящих документов;
- порядок архивирования и уничтожения документов;
- соответствие принятого порядка делопроизводства требованиям законов РФ.
На основании полученной информации настраиваются процессы обмена документами – типы, маршруты согласования и подписания.
- Установка и настройка ЭДО
Основной объем технической работы на данном этапе выполняют сотрудники компании-оператора. Сразу после запуска системы осуществляется настройка доступа уполномоченных пользователей – их авторизация и аутентификация.
Следующий этап настройки – подключение контрагентов, выбор маршрутов согласования и подписания данных:
- Создается учетная запись в ЭДО
Это можно сделать:
Из общего списка справочника организаций:
Или из карточки организации:
- Указывается сертификат ключа электронной подписи
Необходимо указать пароль от контейнера закрытого ключа и личные данные пользователя, на имя которого оформлен сертификат ЭП. Если этой информации не указать, то сертификат сможет использовать любой пользователь, имеющий доступ к контейнеру с закрытым ключом.
- Вносится информации о компании
После указания всех запрошенных реквизитов необходимо поставить галочку в окошке согласия с условиями использования данных и кликнуть на кнопку «Подключить».
Важно: переход на ЭДО и использование системы в работе предприятия следует обязательно отразить в приказе об учетной политике, который регламентирует работу бухгалтерии и основные особенности ведения учета в компании.
- Настраивается работа с контрагентами
Сразу после завершения операций по подключению и настройке необходимо уведомить контрагентов о переходе на ЭДО. Сделать это можно с помощью любого доступного способа связи, после чего необходимо создать и отправить приглашение из системы.
Для подключения партнеров, которые пользуются услугами другого оператора, следует составить заявку на настройку роуминга.
Подробно процесс подключения контрагентов к ЭДО описан в статье (в итоговом варианте на сайте будет указано название статьи и дана на нее ссылка).
- Проводится проверка и обучение
Не менее важны этап – тестирование созданной системы. Необходимо провести «пробный» обмен документами с клиентами и партнерами и обучить специалистов работать с новой системой.
Остались вопросы по подключению 1С:ЭДО в облаке?
Если вы не уверены в достаточности своих знаний для перехода на ЭДО, воспользуйтесь профессиональной помощью наших сотрудников. Получить консультации по всем интересующим вопросам, уточнить аспекты перехода на 1С:ЭДО в облаке, подобрать оптимальный тариф и оформить заявку можно по телефону 8 (800) 100-97-15. Для быстрой связи воспользуйтесь контактами на странице.
