Даже начинающий бухгалтер знает, что за невовремя сданный отчет ФНС и СФР накажут. Поэтому мы решили агрегировать информацию по самым важным отчетам, чтобы у вас под рукой всегда были данные – кому нужно сдавать отчет, в какие сроки и какие штрафы за опоздание или не сдачу.
Расчёт 6-НДФЛ
Кто сдаёт. Все ООО и ИП, кто рассчитывает и удерживает из доходов физлиц НДФЛ для перечисления его в бюджет. Налог начисляется на зарплату сотрудников, а также на вознаграждение исполнителям по договорам ГПХ.
Исключение составляют организации и ИП на АУСН.
Зачем нужен. В отчете фиксируются суммы, которые выплачены физлицам, а также показывается, как рассчитывали налог на доход, который нужно за них уплатить. В годовой отчёт входят справки о доходах и суммах НДФЛ по каждому человеку.
Когда сдавать. Ежеквартально. Суммы заполняются нарастающим итогом с начала календарного года. Поэтому если физлицу заплатили только в I квартале, сдавать 6-НДФЛ придется и за все остальные отчётные периоды.
За 2025 год расчёт нужно подать:
- за I квартал — до 25 апреля;
- за полугодие — до 25 июля;
- за 9 месяцев — до 27 октября;
- за год — до 25 февраля 2026 года.
Санкции за опоздание или не сдачу.
- За просрочку – да штраф 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки.
- За просрочку больше 20 дней – блокировка счетов и возможности электронных переводов.
- За ошибки в отчёте – штраф 500 рублей. Если найдёте ошибку и подадите уточнённый расчёт до того, как налоговая найдёт недостоверные данные, штрафа не будет.
- Если не удержали, не перечислили НДФЛ с дохода сотрудника или сделали это не полностью, штраф 20% от суммы, которую нужно было уплатить в бюджет.
Расчёт по страховым взносам (РСВ)
Кто сдаёт. Организации и ИП, которые нанимают людей по трудовым и гражданско-правовым договорам. Страховые взносы начисляются с оплаты их услуг по единому тарифу. Исключение — работодатели, применяющие АУСН.
Компаниям без работников и исполнителей нужно сдавать по директору или руководителю — единственному учредителю. ИП не отчитывается, если платит страховые взносы только за себя.
Зачем нужен. В отчете показываете общие суммы страховых взносов, которые нужно уплатить, как и по каким тарифам их рассчитывали, а также подробную информацию по каждому получателю доходов.
Когда сдавать. Отчитываться нужно по итогам каждого квартала, а суммы в отчёте показывать нарастающим итогом с начала календарного года и за последние три месяца.
За 2025 год РСВ сдается:
- за I квартал — до 25 апреля;
- за полугодие — до 25 июля;
- за 9 месяцев — до 27 октября;
- за год — до 26 января 2026 года.
Санкции за просрочку или не сдачу
- За подачу позже срока – штраф 5% от суммы неуплаченных взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф – 30% от неуплаченных в срок взносов, минимальный — 1 000 рублей. Должностному лицу ООО, например директору, грозит предупреждение или штраф на сумму от 300 до 500 рублей.
- За просрочку больше 20 дней после установленного срока сдачи – будет заблокирован банковский счёт.
- При занижении налогооблагаемой базы – штраф 20% от суммы, которую нужно было уплатить в бюджет. При умышленной неуплате – штраф 40% от той же суммы.
Сведения о несчастных случаях (раздел 2 формы ЕФС-1)
Кто сдаёт. Организации и ИП, у которых есть штатные сотрудники. А также если исполнитель работает по договору ГПХ, в котором указано, что выплаты облагаются страховыми взносами от несчастных случаев. Работодатели на АУСН эти сведения не сдают.
Зачем нужен. Отчет показывает, как рассчитали страховые взносы на обязательное социальное страхование от профзаболеваний и несчастных случаев на производстве, сколько человек прошли медосмотры, количество рабочих мест, по которым провели специальную оценку условий труда.
Когда сдавать. За 2025 год раздел 2 формы ЕФС-1 нужно подать за:
- I квартал — до 25 апреля;
- полугодие — до 25 июля;
- 9 месяцев — до 27 октября;
- год — до 26 января 2026 года.
Санкции за просрочку или ошибки в отчете
- За подачу позже срока – штраф в 5% от суммы страховых взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчётного периода. Штраф не может быть меньше 1 000 рублей и больше 30% от суммы взносов. Могут наказать и директора или другое должностное лицо ООО штрафом от 300 до 500 рублей.
- Ошибочное занижение облагаемой базы выльется в штраф 20% от неуплаченной суммы. Если это сделано умышленно, то штраф 40%.
Персонифицированные сведения о физлицах
Кто сдаёт. Организации и ИП — плательщики страховых взносов, которые заключили с физлицами трудовые договоры, ГПХ на выполнение работ/оказание услуг, авторского заказа или другие виды договоров по статье 420 НК.
ООО надо сдавать сведения по директору, даже если его функции взял на себя единственный учредитель без трудового договора и выплат.
ИП за самого себя отчитываться не нужно.
Зачем нужен. В отчёте указывается подробная информация по каждому человеку: ИНН, ФИО, СНИЛС и суммы выплат за месяц.
Когда сдавать. До 25-го числа после отчётного месяца. По информации ФНС, сведения можно не сдавать за март, июнь, сентябрь и декабрь, потому что они будут в отчёте РСВ.
Штрафы за не сдачу. За опоздание со сдачей – штраф 200 рублей. Должностному лицу, в частности директору – штраф от 300 до 500 рублей.
Сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1)
Кто сдаёт. Организации и ИП, которые нанимают специалистов по трудовым и гражданско-правовым договорам. ИП сами за себя не отчитываются.
В случае с оформлением по договору ГПХ информация включается в отчет, если выплаты облагаются страховыми взносами по единому тарифу.
Зачем нужен. Для штатных сотрудников отчёт выполняет функции электронной трудовой книжки, в нём указывается информация о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность и другие кадровые мероприятия. По сторонним исполнителям доступна информация о заключении и прекращении договора ГПХ.
Когда сдавать. Для разных кадровых событий свои сроки сдачи.
В случае:
- приема/увольнения работника;
- заключения/завершения договора ГПХ;
- приостановки/возобновления трудового договора
отчет необходимо отправить не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, решения или другого документа.
До 25-го числа следующего месяца необходимо сдать отчет, если:
- перевели сотрудника на другую постоянную работу;
- переименовали организацию или ИП-работодатель сменил ФИО;
- приняли от работника заявление о выборе бумажной или электронной формы трудовой книжки.
Если ничего из вышеназванного не происходило, отчитываться не нужно.
Санкции за просрочку или неверные сведения. Директора или другое должностное лицо ООО оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей либо вынесут предупреждение.
Сведения о страховом стаже работников (подраздел 1.2 формы ЕФС-1)
Кто сдаёт. Компании и ИП, у которых есть те, кто трудится во вредных и опасных условиях, находится в простое или отстранён от работы, ушёл в отпуск по уходу за ребёнком в возрасте от полутора до трёх лет или в отпуск за свой счёт и другие категории работников и исполнителей по 27-ФЗ.
Также отчетную форму необходимо сдавать по сотрудникам, которым нужны сведения о стаже за текущий год, например, для оформления пенсии или назначения пособий по беременности и родам, по уходу за ребёнком.
В остальных случаях отчёт сдавать не нужно.
Зачем нужен. Для передачи информации об особенностях стажа работников и исполнителей, чтобы СФР мог учесть её при назначении пенсий и пособий.
Когда сдавать. Обычный отчёт со сведениями о страховом стаже – до 25 января после окончания календарного года.
В течение года нужно отчитаться по отдельным работникам, если они уходят в отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком или оформляют пенсию. Сведения подаются в течение трёх календарных дней после заявления сотрудника или запроса из СФР.
Штрафы за опоздание. ООО или ИП оштрафуют на 500 рублей за каждого человека, по которому нужно было отчитаться.
Когда начисляются пени?
Кроме штрафов и блокировки счетов контролирующие органы могут начислять пени. Они начисляются за нарушение сроков уплаты, сверх штрафа на отрицательное сальдо ЕНС за каждый календарный день просрочки.
Пени рассчитывают по налогам и страховым взносам на обязательное пенсионное, медицинское страхование по единому тарифу и страхование на случай временной нетрудоспособности. Начисляется на следующий день после крайнего срока уплаты и заканчивается в день, когда на ЕНС поступит нужная сумма.
Пени для ООО зависят от того, как долго на ЕНС отрицательное сальдо:
- первые 30 дней — Недоимка × 1/300 ключевой ставки, действующей в этот период × Количество дней просрочки;
- с 31-го по 90-й день — Недоимка × 1/150 ключевой ставки, действующей в этот период × Количество дней просрочки;
- с 91-го дня — Недоимка × 1/300 ключевой ставки, действующей в этот период × Количество дней просрочки.
При просрочке больше 30 календарных дней пени считают по первым двум формулам, результаты складывают. Начиная с 91-го дня — по всем трём формулам.
Пени для ИП зависят от того, на сколько дней просрочен платёж: Недоимка x 1/300 ключевой ставки, действующей в этот период x Количество дней просрочки.
По этим же формулам рассчитывают пеню по страховым взносам на страхование от несчастных случаев на производстве за весь период просрочки.
