Подрядчик потерял статус самозанятого. Что делать заказчику?

Как известно, бизнес любит работать с самозанятыми. Но подрядчик может по разным причинам утратить этот статус. Как поступить заказчику в таком случае, чтобы минимизировать свои риски и не нарваться на штрафы из налоговой? Ответы на вопросы – в нашей публикации.

Какие штрафы ждут компанию или ИП, если заплатить подрядчику без статуса самозанятого?

Так бывает, что в процессе оказания вашей компании услуг или выполнения работ для вас самозанятый теряет свой статус. Случиться это может по разным причинам. Например, человек нарушил условия спецрежима или изначально не соответствовал им, но скрыл это от налоговой. По большому счету заказчику неинтересно, по каким причинам утерян статус. Руководству компании, которая заключала договор с самозанятым, а по факту перечислила оплату просто физлицу, важнее быстро сориентироваться, чем им грозит оплата специалисту, потерявшему статус самозанятого. (Спойлер: штрафными санкциями это грозит компании и ее директору лично).

Но обо всем по порядку. Бизнес отдает предпочтение самозанятым потому, что это позволяет оптимизировать налоговую нагрузку (мы рассказывали о том, как работать с самозанятыми, чтобы не вызвать вопросов у налоговой). Однако в случае утери этого статуса заказчику придется с перечисленного вознаграждения удержать и уплатить НДФЛ, а также рассчитать и уплатить страховые взносы.

Но это еще не все: необходимо сформировать и отправить в контролирующие органы отчеты ЕФС-1, РСВ и персонифицированные сведения о физлицах. В них необходимо отразить выплаченные суммы и информацию об исполнителе.

В противном случае компанию-заказчика ждут штрафы: 

• 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки за несдачу расчёта 6-НДФЛ (ст.126 НК);
• 20% от суммы налога за неисполнение обязанностей налогового агента по НДФЛ (ст.123 НК);
  
• 20% от недоимки, если платёж не сделали без умысла, или 40% от недоимки, если умышленно, за неуплату страховых взносов ( ст. 122 НК);
• 5% от суммы неуплаченных взносов в за каждый полный или неполный месяц просрочки, но максимум 30% от неуплаченных в срок взносов и минимум 1 000 рублей за несдачу РСВ (ст. 119 НК);
• 200 рублей за несдачу персонифицированных сведений о физлице (ст. 126 НК), от 300 до 500 рублей директору ООО (ст. 15.6 КоАП).

 Ситуация будет более оптимистичной, если статуса самозанятого лишился ИП: индивидуальный предприниматель платит взносы самостоятельно, заказчик в данном случае не несет за это ответственности.

Что делать, если исполнитель физлицо перестал быть самозанятым?

1. Сформируйте и отправьте в СФР форму ЕФС-1, подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности. Срок сдачи— не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или расторжения договора ГПХ.
2. Рассчитайте и уплатите НДФЛ. Сроки уплаты зависят от даты удержания налога:

·       с 1-го по 22-е число текущего месяца — до 28-го числа текущего месяца;

·       с 23-го по последнее число месяца — до 5-го числа следующего месяца;

·       с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня текущего года.

Налог лучше заплатить сразу, даже если вы его не удерживали – сделать это можно со следующей выплаты подрядчику. При невозможности удержать НДФЛ до конца календарного года, нужно поставить об этом в известность налоговую инспекцию. Иначе могут оштрафовать.

3. Сдайте расчет по форме 6-НДФЛ. Продемонстрируем на примере: допустим оплата исполнителю прошла в августе, поэтому сумма выплаты и удержанный налог войдут в отчет за 9 месяцев, который нужно предоставить в ФНС до 25 октября. Если отчет уже отправлен, необходимо сдать уточненный.

Если до конца календарного года НДФЛ не был удержан, то в отчете 6-НДФЛ по итогам года нужно заполнить раздел 4 приложения № 1 «Справка о доходах и суммах налога». Это сигнал налоговой, что НДФЛ не удержан. ИФНС ждет годовой расчет до 25 февраля. Одновременно отправьте исполнителю копию листа приложения № 1 с информацией по нему. Это избавит от штрафа за неудержание НДФЛ и пени за просрочку оплаты.

4. Начислите и уплатите страховые взносы. Взносы рассчитываются либо по единому тарифу, либо по пониженному, если компания относится к льготной категории налогоплательщиков. Отдельная история со взносами от несчастных случаев: их рассчитывают только если в договоре ГПХ прописано такое условие.
5. Сдайте РСВ (расчет страховых взносов). Сделать это нужно не позднее 25-го числа месяца, следующего после отчётного квартала. Так, если оплата физлицу была в августе, то отразить доходы и страховые взносы нужно в отчете за 9 месяцев, который в ФНС предоставляется до 25 октября.
6. Сдайте отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах». Срок – до 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Так, если самозанятый утратил свой статус в августе, отчитаться по нему нужно не позднее 25 сентября.

Как минимизировать риски при работе с самозанятыми?

Есть несколько самых простых способов.

1. Перед тем, как произвести оплату, удостоверьтесь, что исполнитель по-прежнему самозанятый. Для этого достаточно зайти на сайт ФНС в соответствующий раздел, ввести ИНН подрядчика, текущую дату и нажать на кнопку «Найти». Если появится фраза «является плательщиком налога на профессиональный доход», можете перечислять деньги.
2. Требуйте чек самозанятого у исполнителя после каждого перечисления оплаты.
3. В договоре добавьте пункт об обязательном уведомлении заказчика в случае потери исполнителем статуса самозанятого и компенсации расходов, которые повлечет за собой утеря статуса: начисленных налогов, страховых взносов, пени и штрафов от ФНС.